最終更新日 2025年1月29日
こんにちは、矢島です。
ひとのことでは、「わたし」らしく、笑顔でイキイキと過ごせるための学びの情報を発信しています。
情報発信が日常となった今、ブログやSNS、メルマガを通じて思いを伝える機会が増えました。ですが、「そんなつもりじゃなかったのに…」と、相手に誤解を与えてしまった経験はありませんか？
例えば、SNSで「忙しい毎日だけど充実している！」と発信したら、親しい友人から「忙しいアピールしているみたい」と言われてしまったり、メルマガで「これだけは知っておくべき情報」と送った内容が、「押しつけがましく感じた」と読者から指摘されたり…。こうしたすれ違いは、意図せずして起こりがちです。
「自分では良かれと思って発信した言葉が、相手にネガティブな印象を与えてしまう…」そんな事態を防ぐにはどうすれば良いのでしょうか？この記事では、誤解を招く理由を説明し、誤解を招かないための情報発信のポイントを3つに絞ってお伝えしますので、是非参考にしてみてください。
誤解を招く理由
相手の背景や価値観の違い
一つの言葉でも、受け手の背景や経験によって捉え方が異なります。例えば、「頑張って！」という言葉が、ある人には励ましとして届きますが、別の人には「まだ足りないってこと？」とプレッシャーに感じられることがあります。背景や価値観が異なる相手に、自分の意図をそのまま伝えることは簡単ではありません。
曖昧な表現
発信者が意図していない曖昧な言葉や言い回しが、相手に誤解を与えることがあります。たとえば「後ほど連絡します」と言ったとき、具体的な時間を伝えないと「すぐ来る」と期待されてしまうこともあります。数人に「後ほどとは何分後だと思いますか？」と質問したところ、「1、2分」から「2、3日」まで、実に幅広い答えが返ってきました。
情報の多さと早さ
情報があふれる現代では、伝えたい内容が埋もれたり、細部が省略されて意図が正確に伝わらないことがあったりします。特にSNSやチャットツールでは、短い言葉にまとめる必要があるため、ニュアンスが省略されてしまうのです。また、受け手が情報を十分に消化できないまま次の情報を受け取ることも、誤解を招く原因の一つです。
誤解を招かない情報配信で大切な3つのポイント
誤解を防ぐためには、以下の3つのポイントを意識し、情報配信することが大切です。
- 「相手の背景や価値観を想像する」
相手がどのような立場や状況にいるのかを考え、言葉を選ぶことが大切です。年齢や職業などに応じて、適切な表現やトーンを使いましょう。
悪い例：「この方法を知らないと失敗しますよ。」
→威圧的と感じる可能性があります。
良い例：「この方法を知っておくと、失敗を防ぐことができます。」
→ 相手を気遣う印象を与える表現です。
相手にとってポジティブなメッセージとなるよう意識し、背景に寄り添った言葉を選ぶことで、受け手の心を動かすことができます。
- 「曖昧さを避け、具体的に伝える」
曖昧な言葉を避け、できるだけ具体的な内容を伝えましょう。相手が迷わないよう、詳細な情報や事例を付け加えるのが効果的です。
悪い例：「到着が少し遅れます。」
→ いつ到着するのかわからず、相手が困惑します。
良い例：「到着が10分遅れます。」
→ 具体的な時間を伝えることで、相手が安心します。
数字や具体的な日時を含めることで、受け手にとって分かりやすい情報になります。例え話や実例を加えることも良い方法です。
- 「情報を整理し、伝えすぎない」
情報が多すぎると、相手は重要なポイントを見失ってしまいます。メッセージを簡潔にまとめ、本当に伝えたい内容に絞ることが大切です。
悪い例：「この製品は、さまざまな利点があります。例えば、効率化やコスト削減、時間短縮など、さまざまな目的に役立ちます。」
→ 情報が散らばりすぎて、何を強調したいのかわかりません。
良い例：「この製品は、業務効率を30％向上させます。さらに、コスト削減も可能です。」
→ ポイントを絞り込んで伝えることで、伝わりやすくなります。
伝えるべきことを優先順位で整理し、「結論→理由→補足」の順で話すと、相手が内容をスムーズに理解できます。
誤解を防ぐためには、自分の伝えたい情報を発信するだけではなく、受け手がどう受け取るかを想像しながら内容を考えることが大切です。3つのポイントを意識し、発信する前にもう一度、「相手はどのように受け取るだろうか？」と問いかけてみてください。この一手間で誤解を防ぐ場面が減ります。
実践例から学ぶ！今日から始められる情報配信のポイント
私自身も過去に、発信内容が誤解されてしまった経験があります。あるとき、Instagramで「毎日忙しいけど充実している！」と投稿した際、友人から「忙しいアピールみたい」と言われたことがありました。その時、自分の言葉が相手にどう映るかを深く考えたことがなかったと気づかされました。
そこで、「相手の立場に立つ」「具体的に伝える」「情報を整理する」を意識して投稿を工夫したところ、反応が大きく変わりました。「今日は仕事と夕食の買い物でバタバタでした。けど、電車の中で好きな音楽を聴いて気分転換。少しの隙間時間でリフレッシュも大事ですね！」と伝えたところ、共感のコメントが増えたのです。この経験から、言葉の選び方ひとつで、相手に与える印象が大きく変わることに気付きました。
この記事で紹介した3つのポイントは、すぐにでも実践できる簡単なものです。
曖昧さを避け、具体的に伝える
情報を整理し、伝えすぎない
是非、今日からこれらを意識してみてください。小さな工夫を積み重ねることで、誤解のないコミュニケーションが自然と身につきます。そして、「ちょっとした工夫で、伝わり方がこんなに変わるのだ！」と実感できるはずです。あなたの言葉が相手にしっかりと届くことを願っています。
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