無駄な会議を有益な会議に変える方法

最終更新日 2021年9月1日

企業では、方針説明会議、業績進捗会議、問題解決会議など多くの会議を実施していると思います。
価値観の違うメンバーと意見を交わす会議は、業務を行う上で欠かせないものですが、中には参加していて、無駄だと感じる会議もあるのではないでしょうか？

この記事では、無駄な会議が起きる要因を解説し、どうしたら無駄な会議を有益な会議にできるのかをお伝えします。

無駄な会議とはどのような会議か？

無駄な会議と言えば、以下の会議を思い浮かべませんか？

このような会議は、参加者に会議に参加する意味を感じてもらえず、時間が勿体ないと感じさせてしまいます。　つまり、無駄な会議は時間の無駄と言えます。

無駄な会議が起きる要因とは？

◆時間の有限性を意識していない
会議の内容を事前告知なく当日知る、会議のための事前資料に対し内容よりも美しさに囚われて時間をかけてしまう。これは意思決定の場としての会議としては本末転倒です。会議が始まる前からの時間の無駄が生じているといえます。

通販の巨人A社では、会議の議題が与えられたら、テキストの状態で会議前に参加者に届け、参加者はテキストを読んでから会議に臨みます。
事前に背景が分かり、質問が的確になり、正しい情報を元に意思決定されています。
無駄な会議は、時間は有限なのだと認識していない主催者によって引き起こされているのかもしれません。

◆意思決定をしない
時間をかけて議論しても何も合意形成されなければ、また、意思決定されなければ、もっと言えば意思決定されても実行されなければ、会議の意味を成しません。
会議参加者に発言しない社員がいる場合は会議が無駄になるケースが多くなります。何故なら、その会議で意思決定されたものはその発言しない社員にとって押し付けられた決定事項だからです。押し付けられた時点で感情はネガティブで思考は消極的です。思考は消極的です。よって行動は消極的になり、意思決定された項目は実現しないという循環を回ります。

合意形成・意思決定を数多くされている建設業のN社では、発言しない社員を無くすためにLINEWORKSによるコミュニケーションとポストイットを使ったファシリテーションを会議の場で行います。更に面談回数を増やす普段からの関わり方をポイントとしています。

◆意思決定するための客観的な情報不足
いたずらに時間を消費し、合意形成や意思決定されない場合は、事実よりも解釈で話を進めている状況が見られます。つまり意思決定するための客観的な情報が足りない事が原因です。客観的情報が足りないと頼るのは参加者の価値観です。自分の価値観に囚われていると、人の意見が聞けなくなり、自分の正しさを主張してしまいます。結果、時間をかけても合意形成されない。意思決定されない。つまり時間が無駄になる。それを見ていた社員は会議そのものに意味と価値を感じなくなり、発言しない社員と化していくケースがあります。

会議を意思決定の場としているU社ではファシリテーターを立て、価値観の違いを壁超えて合意形成していく論点のずれない進行により全員参画の会議が実施されています。

どうしたら無駄な会議を有益に変えられるのか？

上記に挙げた無駄な会議の要因を肯定的に変化させたら、有益な会議へ変えることができます。つまり、時間の有限性を意識する、会議は意思決定の場と決める、客観的な意思決定に必要な情報を用意することです。
具体的な実施事項は以下の3点となります。

無駄な会議を有益な会議に変えるワークショップ

先に挙げた３つの実施事項のなかで・ファシリテーターを立て効果的な会議を運用す為に組織に取り入れたいワークショップをご紹介します。

そのワークショップとは、コンセンサスゲームです。コンセンサスゲームは合意形成を体感する為に実施され、多くの種類があります。今回は、コンセンサスゲームの２通りの使い方をご紹介します。組織で取り組むことで無駄な会議を減らすことが出来ます。

コンセンサスゲーム１　　　価値観の違いを確認する為に使用する。
どのコンセンサスゲームも結論に向かう時にメンバーそれぞれの価値観の違いや正しさの基準が違う事を確認できます。

コンセンサスゲーム２　　合意形成に向かう時の阻害要因を確認する。
コンセンサスゲームとしていると価値観は違う事が分かってもどのように合意形成していいのか分からないで終えているケースがあります。
そこで、コンセンサスゲームを再度実施し、「合意形成のプロセスでどんな阻害要因があったのか？」に対し意見を出し合います。
これまでに受講生から出た多くの意見は・固定概念に引っ張られる・論点がずれる・目的を見失う・情報が少なく判断できない等でした。

まずはワークショップで体験し、意識して仕事の現場で実践すると、無駄な会議が有益な会議へ変化させることができるようになります。是非取り組んでみてください。